Unterweisung verständlich & praxisnah

Unterweisungen sorgen dafür, dass Arbeitsschutz im Alltag ankommt – nicht nur auf dem Papier.

praxisnah erklärt

relevant für Büro, Ergonomie & PSA

kein Juradeutsch

Was ist eine Unterweisung?

Unterweisung klingt nach Pflichttermin – ist aber vor allem eine praktische Unterstützung im Arbeitsalltag.
Hier die wichtigsten Fragen und Antworten auf einen Blick.

Was bedeutet „Unterweisung“ im Arbeitsschutz?

Eine Unterweisung ist ein praxisnahes Gespräch oder eine kurze Schulung, bei der erklärt wird,
welche Gefährdungen am Arbeitsplatz bestehen und wie man sich richtig schützt.
Ziel ist nicht Theorie, sondern sicheres Verhalten im Alltag.

Unterweisungen sind für alle Beschäftigten verpflichtend – auch im Büro oder Homeoffice.
Sie richten sich immer nach den tatsächlichen Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen.

Eine Unterweisung ist erforderlich

  • bei Arbeitsbeginn

  • bei neuen Tätigkeiten oder Arbeitsmitteln

  • bei Veränderungen am Arbeitsplatz

  • regelmäßig (z. B. einmal jährlich)

Die Inhalte ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung.
Im Büroalltag sind das häufig:

  • Ergonomie (Stuhl, Tisch, Bildschirm, Pausen)

  • persönliche Schutzausrüstung (PSA)

  • sichere Nutzung von Arbeitsmitteln

Eine Unterweisung muss nicht lang oder kompliziert sein.
Oft reicht ein kurzes, verständliches Gespräch mit praktischen Beispielen und der Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Die Gefährdungsbeurteilung zeigt, worüber unterwiesen werden muss.
Die Unterweisung sorgt dafür, dass diese Inhalte verstanden und umgesetzt werden.

Inhalte der Unterweisung

Unterweisungen sind keine Einheitslösung.
Die Inhalte richten sich immer nach der konkreten Tätigkeit und den tatsächlichen Gefährdungen am Arbeitsplatz.
Grundlage dafür ist die Gefährdungsbeurteilung.

Merksatz:
Unterweisungen sind tätigkeitsbezogen, arbeitsplatzspezifisch und praxisnah.

🔹 Warum Unterweisungen nicht für alle gleich sind

Kurz erklärt:
Ob jemand mit Maschinen arbeitet, im Freien tätig ist, Fahrzeuge nutzt oder überwiegend sitzt –
jede Tätigkeit bringt andere Risiken mit sich.

👉 Entscheidend ist nicht die Branche, sondern was tatsächlich getan wird.

🔹 Typische Unterweisungsthemen (branchenübergreifend)

Arbeitsmittel & Werkzeuge

  • sichere Nutzung von Maschinen, Geräten und Werkzeugen

  • bestimmungsgemäßer Gebrauch

  • Erkennen von Mängeln oder Defekten

👉 relevant für Handwerk, Landwirtschaft, Service, Produktion, Büro

Persönliche Schutzausrüstung (PSA)

  • wann PSA erforderlich ist

  • welche PSA eingesetzt wird

  • richtige Anwendung und Passform

  • Pflege und Aufbewahrung

👉 z. B. Sicherheitsschuhe, Handschuhe, Gehör- oder Atemschutz

Ergonomie & körperliche Belastungen

  • ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes

  • Heben, Tragen, Ziehen

  • Körperhaltungen und Bewegungsabläufe

  • Pausen und Belastungswechsel

👉 relevant überall – nicht nur im Büro

Gefährdungen durch Arbeitsumgebung

  • Witterungseinflüsse

  • Lärm

  • Staub, Schmutz, Feuchtigkeit

  • Verkehrswege und Stolperstellen

👉 typisch für Außenbereiche, Hallen, Höfe, Baustellen, Lager

Organisation & Arbeitsabläufe

  • sichere Arbeitsabläufe

  • Pausenregelungen

  • Alleinarbeit

  • Zusammenarbeit mit anderen

👉 beeinflusst Sicherheit oft stärker als Technik

Verhalten & besondere Situationen

  • richtiges Verhalten bei Abweichungen oder Störungen

  • Gefährdungen erkennen und melden

  • Notfall- und Alarmregeln kennen

👉 Damit ist klar: nicht wegschauen, sondern handeln.

🔹 Wie werden die Inhalte ausgewählt?

Klar & praxisnah:
Nicht alle Themen sind für jede Tätigkeit relevant.
Welche Inhalte unterwiesen werden, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung.

👉 Unterwiesen wird das, was im Arbeitsalltag wirklich eine Rolle spielt.

🔹 Verbindung zu Ergonomie & PSA 

Unabhängig von Branche oder Tätigkeit gilt:

  • Ergonomische Maßnahmen wirken nur, wenn sie verstanden und richtig angewendet werden

  • PSA schützt nur, wenn sie passt und korrekt genutzt wird

👉 Unterweisung sorgt dafür, dass Maßnahmen aus der GBU in der Praxis ankommen.

So entstehen wirksame Unterweisungen

Wirksame Unterweisungen entstehen nicht zufällig.
Sie folgen einem klaren Ablauf – von der Analyse der Tätigkeit bis zur Umsetzung im Arbeitsalltag.

Tätigkeiten verstehen

Welche Arbeiten werden tatsächlich ausgeführt?
Welche Arbeitsmittel, Umgebungen und Belastungen spielen eine Rolle?

Gefährdungen ableiten

Grundlage ist die Gefährdungsbeurteilung.
Sie zeigt, wo Unterweisung notwendig ist und welche Inhalte relevant sind.

Inhalte gezielt auswählen

Nicht alles für alle.
Unterweisungen konzentrieren sich auf die wirklich relevanten Themen – z. B. Ergonomie oder PSA.

Praxisnah vermitteln

Kurz, verständlich und anwendungsbezogen.
Zeigen, erklären, Rückfragen zulassen – statt vorlesen.

Wirkung sichern

Unterweisung dokumentieren, Wirksamkeit prüfen und bei Änderungen anpassen.

Wann ist eine Unterweisung erforderlich?

Unterweisungen passieren nicht „irgendwann mal“, sondern dann, wenn sie wirklich gebraucht werden.
Grundregel: bei Start, bei Änderungen und regelmäßig.

Unterweisung ist erforderlich …

  • bei Arbeitsbeginn (neue Mitarbeitende)
  • bei neuen Tätigkeiten (anderer Einsatzbereich, andere Risiken)
  • bei neuen Arbeitsmitteln oder Maschinen
  • bei Änderungen im Ablauf (z. B. neue Verfahren, neue Materialien)
  • nach Unfällen oder Beinaheunfällen
  • regelmäßig wiederkehrend (z. B. jährlich)

Merksatz:  Lieber kurz und regelmäßig unterweisen als selten und sehr umfangreich.

Wer unterweist – und wer trägt die Verantwortung?

Unterweisungen müssen durchgeführt werden – aber nicht jede Person darf oder muss alles selbst unterweisen.
Wichtig ist die klare Trennung zwischen Durchführung und Verantwortung.

Die Unterweisung selbst kann von geeigneten Personen durchgeführt werden, zum Beispiel von Vorgesetzten oder erfahrenen Mitarbeitenden.
Voraussetzung ist, dass sie die Tätigkeit kennen und fachlich geeignet sind.

Die Verantwortung dafür, dass Unterweisungen stattfinden, organisiert werden und dokumentiert sind, liegt bei der Unternehmensleitung.
Diese Verantwortung kann nicht abgegeben werden – auch dann nicht, wenn die Unterweisung praktisch delegiert wird.

Merksatz: Unterweisen kann delegiert werden – Verantwortung nicht.

Unterweisungen dokumentieren – kurz und nachvollziehbar

Unterweisungen müssen nicht umfangreich dokumentiert werden.
Wichtig ist, dass nachvollziehbar bleibt, dass sie stattgefunden haben und worum es ging.

In der Dokumentation sollten mindestens folgende Punkte festgehalten werden:

– Datum der Unterweisung
– Thema oder Inhalt
– teilnehmende Personen
– Name der unterweisenden Person

Die Dokumentation dient nicht der Kontrolle, sondern der Nachvollziehbarkeit.
Sie hilft dabei, im Alltag den Überblick zu behalten und bei Rückfragen zeigen zu können, dass Unterweisungen durchgeführt wurden.

Merksatz: Kurz dokumentiert ist besser als gar nicht dokumentiert.

Gute Unterweisungen sind verständlich, praxisnah und auf die jeweilige Tätigkeit abgestimmt.
Sie unterstützen sicheres Arbeiten im Alltag und helfen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen – ohne unnötige Komplexität.